Management Reporting

Seit geraumer Zeit beobachte ich eine inflationäre Tendenz bei den Management Reports diverser Firmen.
Angefangen hat dies bei den Jahresberichten, die mittlerweile Buchformat aufweisen, allerdings in ihrer Aussagekraft aus meiner Sicht immens verloren haben. Es ist eine Unmenge an Daten, Fakten, Zahlen, Statements und vor allem Fussnoten enthalten. Zweckdienlich sieht anders aus. Einen wirklich fundierten Ueberblick erhalte ich nicht.

Exakt dieses Phänomen hat auch Einzug gehalten im internen Berichts- und Steuerungswesen der Firmen. Frei nach dem Motto Masse ist Klasse. So werden eine Vielzahl von Kapazitäten für das Erstellen und Darstellen der diversen Zahlen, Schaubilder, Kommentare, Analysen gebunden, um alle Quartale, oder sogar alle Monate ein zig Seiten umfassendes Werk zu erstellen. Oftmals, eben weil das Management Reporting derart umfangreich und oftmals auch zu komplex und ineffizient aufgebaut ist, ist es erst kurz vor Deadline erstellt. Dann wird es quasi in letzter Minute an den Adressatenkreis versendet. Diese Persone haben dann mitunter kaum Gelegenheit sich dieses Mammutwerk en detail durchzusehen, um es im anstehenden Sitzungsmarathon durchzuarbeiten. Ebenso würde schlicht auch der Umfang des Werkes nicht genügen, um dies zu diskutieren. Keine Seltenheit im Uebrigen ist es, dass noch kurz vor der Sitzung noch eine finale – finale Version eingereicht wird, weil die letzte Prüfung der Zahlen, Fakten, Darstellungen, etc. noch Verbesserungspotential ergeben hat.

Worin liegt also der (Mehr-)Wert dieser überbordenden Management Reporting Werke? Ich darf die Antwort vorwegnehmen: dieser liegt in einer tieferen Arbeitslosenstatistik, denn es müssen ja Legionen von Menschen beschäftigt werden, die diese Werke erstellen. Gut, mitunter gibt es der ein oder anderen Führungskraft auch ein Gefühl von Sicherheit. Schaut her, schaut auf diese Zahlenreihen, diese Darstellungen, etc., mir entgeht nichts, ich bin über alles informiert, es gibt keine dunklen Bereiche.
Nun, ist dem wirklich so? Ich darf Zweifel äussern. Masse ist eben nicht gleich Klasse. Es ist in diesem Fall doch eher ein sich verstecken hinter einem gigantischen Reporting Pamphlets. Seien wir ehrlich, nicht einmal die Analysen sind es wert, Beachtung zu finden. Sei es, weil schlicht die Zeit nicht ausreichte, sei es, dass es zu viele Daten sind, die einer Analyse harren, sei es, dass es Zahlen und Daten gibt, die im Grunde keine Aussagekraft entfalten, was auch immer.

Ich bin ein grosser Verfechter von eher schlanken, dafür absolut auf den Punkt kommender Management Reporting Versionen. Kurze Executive Summary zu Anfang, die die absolut wesentlichen Punkte ausführt. Hier hat man dann gut die Möglichkeit, direkt in die für die Sitzung interessanten, wesentlichen Punkte einzusteigen. Gerade auch, weil ausreichend Zeit zur Vorbereitung des Management Reportings vorhanden war und auch die Adressaten genug Zeit hatten, diesen zu studieren (nicht nur, weil früher zur Hand, sondern schlicht, weil kurz und bündig, klar und verständlich und auch konstant über mindestens eine laufende Berichtsperiode). Die Kernaussagen müssen einfach nachvollziehbar und sichtbar sein. 100 Seiten sind definitiv nicht besser oder zielführender, als z.B. 3 Seiten. Ferner müssen die Analysen fundiert und nicht nur einen Blick in den Rückspiegel ermöglichen, sondern auch in die nahe und fernere Zukunft weisen. Eben ein Top Steuerungsinstrument für Ihr Unternehmen, bestenfalls nicht nur für die oberste Führungsriege, sondern eben auch mit der Möglichkeit, es auf sämtliche notwendigen Hierarchiestufen herunter brechen zu können. Denn: wenn alle in die richtige Richtung rudern und auch wissen warum, dann werden Sie Ihre Ziele erreichen.

Ich komme hier noch einmal zurück auf mein Statement vom Anfang, dass der Vorteil übergrosser Management Reporting Werke in einer niedrigeren Arbeitslosenstatistik liegt. Wäre es nicht aber sinnvoller, diese oftmals gut ausgebildeten und fähigen Mitarbeiter/Innen gewinnbringend einzusetzen. Tagesaktuelle Steuerung des Unternehmens, regelmässige Analyse der wichtigen Kennzahlen, permanente Rückkopplungsschleifen mit den jeweiligen Führungskräften und Unternehmensübergreifend. Nebenbei sind auch Personen involviert, die oftmals einer ganz anderen Tätigkeit nachgehen. Zum Beispiel Vertrieb. Da liegt es doch auf der Hand, dass diese Kollegen und Kolleginnen sich lieber in direkter Interaktion mit Kunden befinden, als für interne Prozesse ihre wertvolle Zeit zu vergeuden. Es geht wie immer im geschäftlichen Bereich um Kosten vs. Nutzen, um Effizienz und Zielgerichtetheit. Dieses gilt auch für die internen Reporting Prozesse.

Habe ich bei Ihnen „offene Türen eingerannt“. Bin gespannt auf Ihr Feedback, auf Ihre Kommentare und Kritiken.

Gern kann ich Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen, falls Sie ähnlichen Erfahrungen ausgesetzt sind. Ich bin gerne bereit, Ihnen dabei zu helfen, ein für Ihr Unternehmen passendes Management Reporting zu implementieren.

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